Meine hacks

Digitalisierung von Antragsverfahren

Vorbereitung ist alles – worauf du unbedingt achten solltest

Was ich gelernt habe:
Bevor man überhaupt an die Umsetzung geht, muss man Klarheit schaffen über:

  • Ressourcen: Welche personellen und finanziellen Mittel stehen realistisch zur Verfügung?
  • Zeitplanung: Nicht nur für die Umsetzung, sondern auch für die Vorbereitungszeit, z. B. für Workshops, Schulungen, Abstimmungen.
  • Realistische Zeitfenster: Digitalisierung „on top“ zum Tagesgeschäft funktioniert nicht ohne Zeitpuffer.
  • Rückhalt & Sponsoring: Gibt es eine Leitungsperson, die hinter dem Vorhaben steht?


Hindernisse und wie ich sie gemeistert habe

Was oft schwierig ist – und wie ich damit umgegangen bin:

  • Widerstände: Change-Prozesse erzeugen Unsicherheit.
    → Ich habe         mit Geduld, Humor und Verständnis geführt.
  • Fachliche Tiefe:
    → Ich habe mich selbst tief eingearbeitet, um glaubwürdig zu sein.
  • Praxistest:
    → Ich habe das System         selbst getestet, bevor andere es nutzen mussten.
  • Führungsrolle als Vorbild:
    → Begeisterung wirkt ansteckend. Eine motivierende Haltung hilft, andere mitzunehmen.


Vom Ist zum Ideal – wie wir konkret vorgegangen sind

Mein persönlicher Fahrplan zur digitalen Antragstellung:

1. Prozessanalyse:

  • Ist der Prozess überhaupt notwendig?
  • Kann er vereinfacht werden?
  • Wo lassen sich Automatismen einsetzen?

2. Zielbild definieren:

  • Was soll am Ende digitalisiert sein?
  • Welche Formulare, Schnittstellen, Signaturen braucht es?

3. Stakeholder identifizieren:

  • Wer ist betroffen? Wer muss mitreden? (IT, Datenschutz, Fachbereich, Personalrat, …)

4. Ressourcen & Werkzeuge klären:

  • Brauchen wir eine neue Software, oder können wir bestehende Systeme wie PROSOZ, Enaio oder MS365 nutzen?

5. Kommunikation & Schulung:

  • Wer muss wann wie informiert und geschult werden?

Tipp: Frühzeitig Einbezug der Nutzer*innen senkt Widerstand.

6. Pilotphase mit Feedback-Zyklen:

  • Klein anfangen, dann skalieren.
  • Rückmeldungen direkt einarbeiten.

Quintessenz:

"Analoge Verfahren sollte man nicht 1:1 digitalisieren, sondern neu denken. Digitalisierung ist immer auch eine Chance zur Prozessverbesserung."


KI-Einsatz: wo es gut funktioniert mit Praxis-Beispielen

Einstieg: KI nutzen –

aber sicher

ChatGPT Grundeinstellungen:

  • Nutzung des Business- oder Enterprise-Modus oder – bei Free- oder Plus-Nutzung – in den Einstellungen „Chatverlauf & Training“ deaktivieren, um keine Daten zum KI-Training beizutragen.
  • Klare Regel: Keine personenbezogenen oder sensiblen Daten in Prompts einfügen, z. B. Namen, Adressen, interne Vorgangsnummern, vertrauliche Dokumente etc.


Datenhygiene trainieren

Praxis-Tipp: Vor jeder Nutzung fragen: Muss ich diese Information nennen?


Schulungsmethode: „Daten-Schere“ – mit Kolleg:innen Prompts zerlegen und üben, sensible Infos wegzulassen oder zu anonymisieren.



Hilfsmittel: Erstellung kleiner Makros/Tools zur automatischen Pseudonymisierung (z. B. Name = "Person A", Adresse = "Ort XY").

Richtiges Prompting

Das Prompt-Dreieck

  • Ziel – Was will ich erreichen? (z. B. Zusammenfassung, Analyse, Textvorschlag)
  • Rolle – In welcher Rolle soll die KI antworten? (z. B. als Kommunikationsexpert:in, Statistiker:in, Jurist:in)
  • Kontext – Welche Hintergrundinfos braucht die KI? (z. B. Thema, Zielgruppe, Ausgangslage)


Beispiel für ein gutes Prompt:
"Du bist Kommunikationsexpert:in. Analysiere den folgenden Text und mache Vorschläge, wie er für Bürger:innen verständlicher formuliert werden kann. Zielgruppe: Menschen ohne Fachkenntnisse. Text: …"


Auswahl der KI-Tools

Nicht gleich alles nutzen – sondern gezielt starten.

Was erlaubt ist, entscheidet der Arbeitgeber

Vor dem Einsatz prüfen:

  • Gibt es eine Dienstanweisung oder IT-Richtlinie zum Thema KI?
  • Gibt es bereits empfohlene Tools oder zentrale Lizenzen?
  • Werden bestimmte Tools (z. B. ChatGPT Plus) aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt?


Empfehlung für den Einstieg:

ChatGPT ist ein Allrounder, gut für Texte, Ideen, Analyse und Konzepte. Perplexity ist ein Recherchespezialist, gibt Quellen transparent an.

Gemini (Google) hat eine gute Webintegration, besonders im Google-Umfeld.

Claude (Anthropic) ist besonders gut im Verarbeiten langer Texte und PDFs


Tipp:

  • Vergleichen lohnt sich: Stelle ein und denselben Prompt in zwei Tools – und vergleiche.
  • Für den Anfang reicht meist ein kostenloser Account.


PRAXIS: Wiederkehrende Bürgeranfragen

  • Kostenloser Account genügt
  • Pro Thema ein eigener Chat
  • Standard-Prompt mit Kontext (z. B. Behördensprache, Thema, Zielgruppe)

Chat umbenennen: z. B. „Bürgerinfo Bauen"

PRAXIS: Smarte Recherche

  • Unterstützung bei Gesetzestexten, Hintergrundwissen, Beispielen
  • Quellen kritisch prüfen

Schneller Überblick statt Google-Klick-Marathon

PRAXIS: KI als Sparringspartner

  • Ideenentwicklung, Brainstorming
  • Kritikfähigkeit trainieren: „Was spricht dagegen?“
  • Perspektivwechsel ermöglichen

PRAXIS: Statistik-Analyse

  • Daten (anonymisiert) eingeben oder beschreiben
  • Fragen zur Interpretation stellen
  • Zusammenhänge herausarbeiten lassen

PRAXIS: „Zwischen den Zeilen lesen“

  • Texte auf Tonalität, implizite Aussagen, potenzielle Missverständnisse prüfen lassen
  • Hilfreich bei Bürgerfeedback oder politischen Aussagen

PRAXIS: Strukturieren & Konzeptentwicklung

  • Gliederungsvorschläge für Texte, Konzepte, Berichte
  • Bulletpoints → Fließtext
  • Lücken erkennen und benennen

PRAXIS: Unterstützung bei Schulungen und Wissensvermittlung

  • Erstellung von einfachen Erklärtexten zu komplexen Themen
  • Visualisierungshilfen und Präsentationsentwürfe generieren
  • Antworten auf spontane Rückfragen im Schulungskontext liefern

Beispiel: „Erkläre in einfachen Worten, was die neue LBO-Änderung beinhaltet."


PRAXIS: Prüfung und Verbesserung von Verwaltungstexten

  • Behördendeutsch in bürgerfreundliche Sprache übersetzen
  • Texte auf Verständlichkeit, Tonalität und Struktur prüfen lassen
  • Unterstützung beim Schreiben von E-Mails, Bescheiden, Newslettern

Beispiel: „Formuliere diesen Bescheid verständlich für eine Familie mit Migrationshintergrund.“


Organisation von Teams

Smarte Steuerung mit digitalem Kanban-Board

Beispiel Meistertask

Warum ein Tool wie Meistertask?

In der öffentlichen Verwaltung braucht es Werkzeuge, die nicht nur DSGVO-konform und intuitiv sind, sondern auch teamfähig, anpassbar und zugelassen. Während viele digitale Tools wie Slack im behördlichen Umfeld an rechtlichen Hürden scheitern, bietet Meistertask eine rechtskonforme, in Deutschland entwickelte Alternative zur Teamorganisation. Es lässt sich schnell einführen und entfaltet seine Wirkung bereits nach kurzer Zeit – vorausgesetzt, man setzt es klug ein.

Was kann Meistertask?

Meistertask ist ein visuelles, intuitiv bedienbares Kanban-Tool zur Aufgabensteuerung im Team. Es ermöglicht unter anderem:

  • Anlegen und Zuweisen von Aufgaben
  • Kommentarfunktion mit Erwähnung von Teammitgliedern
  • Fristen setzen und überfällige Aufgaben farblich kennzeichnen
  • Automatische Benachrichtigungen bei Kommentaren, Änderungen und Erledigungen
  • Dateien per Drag & Drop direkt an Aufgaben anhängen
  • Zeiterfassung und statistische Auswertungen (z. B. zur Teamleistung)
  • Einladungen für interne wie externe Mitwirkende

Damit ersetzt Meistertask viele parallele Mails, Excel-Listen und Zurufe im Alltag durch eine gemeinsame, transparente Arbeitsplattform.



Warum es das Leben leichter macht

In der Praxis zeigt sich: Sobald alle Aufgaben sichtbar, kommentierbar und mit Fristen versehen sind, ändert sich die Arbeitsdynamik im Team. Niemand muss mehr nachfragen, wo ein Vorgang steht. Das Tool erinnert, mahnt, dokumentiert – und schafft Verlässlichkeit. Gerade in Phasen mit vielen parallelen Projekten (z. B. Digitalisierungsprozesse oder interdisziplinäre Arbeitsgruppen) ist diese Entlastung deutlich spürbar.

Was man vorher bedenken sollte

Ein smartes Tool macht noch kein smartes Team. Es braucht Rahmenbedingungen für die Einführung:

  • Was passiert, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden?
  • Wie wird das Tool in die tägliche Arbeitsroutine eingebunden?
  • Wer moderiert oder überwacht das Board?

In unserem Team haben wir mit einem kleinen, charmanten „Sanktionsmechanismus“ gearbeitet: Für nicht oder verspätet erledigte Aufgaben wanderte jeweils ein Euro ins Team-Sparschwein. Kein Druck, aber klare Signale. Und ein Bonus: Am Ende gab’s Eis für alle.



Nicht jeder ist sofort Fan

Wichtig ist: Veränderung braucht Begleitung. Manche Kolleg*innen sind es nicht gewohnt, in einem transparenten System zu arbeiten, in dem andere sehen, was man tut – oder nicht tut. Hier hilft ein klärendes Gespräch im Vorfeld: Warum setzen wir das Tool ein, wie nutzen wir es und was erwarten wir voneinander? Nur wenn der kulturelle Rahmen stimmt, funktioniert auch die Technik.

Meistertask ist kein Allheilmittel

Meistertask ein wirkungsvolles Werkzeug, wenn man Teamarbeit strukturieren, digitalisieren und entlasten möchte – ohne die Komplexität von Großsystemen oder die rechtlichen Grauzonen mancher internationaler Anbieter. Für uns hat sich die Einführung gelohnt. Sie hat nicht nur Ordnung geschaffen, sondern auch neue Routinen etabliert, die den Alltag effizienter und ein Stück stressfreier machen.

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